Bí kíp hữu ích để chọn và bố trí tủ hồ sơ gỗ đẹp, hợp phong thủy

Những quyết định nhất thời mà không có tính toán trước khi mua đều dễ dẫn tới lựa chọn sai lầm, gây thiệt hại cho người dùng và lãng phí tiền bạc. Do đó, tìm hiểu kỹ về những lưu ý khi mua tủ hồ sơ gỗ đẹp là điều vô cùng quan trọng. Và một vài lưu ý dưới đây hy vọng sẽ hữu ích với quý khách.

Công dụng của tủ hồ sơ gỗ đẹp đối với phòng làm việc

Một chiếc tủ hồ sơ gỗ đẹp với thiết kế độc đáo sẽ mang lại một không gian phòng làm việc rộng rãi, nâng cao hiệu quả công việc và tạo sự thoải mái cho người sử dụng để nhân viên văn phòng có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Những công dụng nổi bật của sản phẩm gồm:

Giúp quản lý tài liệu dễ dàng

Việc sử dụng tủ hồ sơ văn phòng bằng gỗ đẹp giúp người dùng phân loại và quản lý tài liệu dễ dàng hơn rất nhiều. Lựa chọn tủ phù hợp sẽ mang đến cho công ty bạn giải pháp quản lý tài liệu, hồ sơ một cách hiệu quả nhất.

Lưu trữ tài liệu an toàn hơn

Tủ hồ sơ gỗ đẹp được thiết kế với chất lượng tốt, đảm bảo sự an toàn cho mọi tài liệu, hồ sơ quan trọng của công ty. Tủ chắc chắn và có khóa an toàn, giảm tối đa nguy cơ rò rỉ tài liệu mật ra bên ngoài, bảo vệ các bí mật thương mại và sự riêng tư của doanh nghiệp.

Tủ hồ sơ gỗ đẹp tạo sự ngăn nắp cho văn phòng

Đầu tư tủ đựng tài liệu cho văn phòng phù hợp giúp nhân viên công ty có thể dễ dàng phân loại, quản lý tài liệu một cách gọn gàng và khoa học. Từ đó, bạn có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc.

Tiết kiệm thời gian làm việc

Khi chưa có tủ đựng hồ sơ bằng gỗ, việc tìm kiếm tài liệu thường mất nhiều thời gian, gây ảnh hưởng tới hiệu suất công việc. Do đó, việc đầu tư một chiếc tủ hồ sơ gỗ là rất cần thiết để đảm bảo tiết kiệm nhiều thời gian cho người dùng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu tài liệu.

Bí quyết mua tủ hồ sơ gỗ đẹp và phù hợp

Để mua được sản phẩm phù hợp, đáp ứng được những yêu cầu khắt khe nhất của mình, người dùng cần chú ý tới những tiêu chí sau:

Xác định nhu cầu sử dụng tủ hồ sơ

Trong quá trình mua hàng, việc xác định nhu cầu sử dụng tủ tài liệu chính là việc bạn cần làm đầu tiên. Tùy không gian và mục đích sử dụng, bạn có thể cần tới những mẫu tủ hồ sơ khác nhau. Thông thường, nhu cầu dùng tủ tài liệu hay tủ đựng hồ sơ ở văn phòng sẽ nhiều hơn so với phòng làm việc tại nhà. Nếu có nhiệm vụ phải tìm mẫu tủ thì bạn cần xét trên số lượng người dùng để chọn sản phẩm có kích thước phù hợp.

Với nhu cầu mua tủ hồ sơ đặt tại nhà, bạn cần chú ý chọn sản phẩm có kích thước gọn gàng, phù hợp với không gian. Nếu nó kết hợp được với các chức năng khác như để bày đồ trang trí,… thì sẽ phù hợp hơn. Còn với văn phòng, bạn cần căn cứ vào tính chất ngành nghề, số lượng sổ sách để lựa chọn tủ cho phù hợp. Thông thường, những mẫu tủ gỗ có nhiều ngăn chính là lựa chọn tối ưu để cất giữ được nhiều tài liệu.

Xác định đối tượng sử dụng

Tủ hồ sơ gỗ văn phòng phải phù hợp với đối tượng sử dụng. Đó là:

Tủ giám đốc: Người dùng cần căn cứ vào diện tích văn phòng để lựa chọn mẫu tủ tài liệu có kích thước phù hợp. Thông thường, nên chọn tủ gỗ có kích thước tương đối lớn và có nhiều ngăn để tài liệu để phù hợp với đẳng cấp của người sử dụng. Nó cần có thiết kế đẹp, sang trọng, có màu sắc đồng bộ với bàn làm việc để tạo sự hài hòa cho không gian nội thất văn phòng.

Tủ nhân viên: Bạn cũng cần căn cứ vào diện tích văn phòng làm việc của nhân viên để lựa chọn tủ đựng hồ sơ có kích thước phù hợp. Tủ phải đảm bảo đủ chỗ chứa đựng hồ sơ, tài liệu. Nên ưu tiên những mẫu tủ có thiết kế đơn giản, tiện lợi khi sử dụng, chắc chắn và có độ bền cao. Với văn phòng lớn, có thể chọn tủ kích cỡ lớn, văn phòng nhỏ thì chọn tủ có kích thước nhỏ phù hợp.

Xác định ngân sách đầu tư tủ hồ sơ gỗ đẹp

Bước tiếp theo bạn cần quan tâm khi có nhu cầu mua tủ hồ sơ gỗ đẹp chính là xác định ngân sách đầu tư. Chính mức ngân sách mà bạn sẵn sàng chi trả cho việc lựa chọn tủ văn phòng sẽ chi phối tới chất liệu, kiểu dáng hoặc số lượng tủ tài liệu cần mua. Từ việc xác định rõ nhu cầu sử dụng và ngân sách chi trả, bạn có thể trao đổi kỹ với nhân viên tư vấn để giới hạn những sản phẩm mình có thể mua. Các nhân viên tư vấn sẽ giúp bạn tìm thấy mẫu sản phẩm đáp ứng được nhu cầu sử dụng và ngân sách hiện có.

Chọn sản phẩm có tính thẩm mỹ cao

Bên cạnh khả năng sử dụng và lưu trữ, người dùng rất quan tâm tới mẫu mã sản phẩm tủ đựng tài liệu. Nếu đang tìm kiếm một chiếc tủ hồ sơ gỗ đẹp để đặt trong văn phòng thì bạn cần lưu ý tới kiểu dáng và phong cách thiết kế của nó. Sự ăn khớp giữa phong cách thiết kế của văn phòng với dòng tủ đựng tài liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tính thẩm mỹ của văn phòng.

Ví dụ, phòng làm việc tại nhà hoặc văn phòng tại công ty đều có thiết kế nội thất đồng điệu với phong cách của các căn phòng khác. Nếu chọn sản phẩm không phù hợp, nó sẽ mang đến cảm giác tương phản, thiếu thẩm mỹ. Vì vậy, cần chú ý chọn sản phẩm phù hợp với phong cách nội thất của căn phòng. Bạn nên ưu tiên những mẫu tủ có kiểu dáng nhỏ gọn, dễ ghép lại với nhau.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Nhu cầu sử dụng tủ hồ sơ gỗ càng tăng thì càng xuất hiện thêm nhiều đơn vị cung ứng sản phẩm. Để lựa chọn được mẫu tủ ưng ý về chất lượng và mẫu mã, bạn cần chọn cho mình đơn vị phân phối uy tín. Với yêu cầu như vậy, bạn nên ưu tiên những cửa hàng có địa chỉ và số điện thoại liên lạc rõ ràng, có website uy tín, chính sách bảo hành chu đáo, được nhiều khách hàng tin tưởng, giới thiệu. Có như vậy, chúng ta mới nhận được những sản phẩm tủ hồ sơ đẹp với chất lượng tốt.

Cách bố trí tủ hồ sơ gỗ đẹp và hợp phong thủy

Vị trí đặt tủ hồ sơ rất quan trọng. Nếu đặt tủ đúng và khoa học thì sẽ tạo ra nguồn năng lượng tích cực, giảm thiểu vận khí xấu và tăng sự hứng thú trong công việc, tạo sự thuận lợi và nâng cao năng suất lao động của công ty. Do đó, người dùng cần chú ý tới những vấn đề dưới đây khi muốn bố trí tủ hồ sơ bằng gỗ:

Nên chọn hướng và đặt tủ hồ sơ gỗ đẹp theo mệnh. Tuy nhiên, cần tuân theo nguyên tắc là tủ đặt hướng ra phía cửa ra vào để tránh sát khí và các nguồn khí độc. Hướng tủ như vậy cũng giúp người làm việc luôn tỉnh táo, thông thái, làm việc hiệu quả cao.

Theo quan niệm về phong thủy, hướng bắc chính là hướng chủ về quan lộc. Do đó, đặt tủ hồ sơ về hướng này sẽ mang lại nhiều tài lộc và sự may mắn.

Người dùng chú ý là cần tránh đặt tủ hồ sơ gỗ đối diện với cửa ra vào hoặc nhà vệ sinh. Đồng thời, không nên đặt tủ hướng về phía có ánh nắng mặt trời chiếu vào, cạnh nơi ẩm ướt,… vì những yếu tố ngoại cảnh này sẽ khiến tủ bị cong vênh, ẩm mốc và phồng rộp, rút ngắn tuổi thọ.

Cách sắp xếp và quản lý tài liệu, hồ sơ

Đầu tư xong một chiếc tủ hồ sơ bằng gỗ đẹp, nếu không biết cách quản lý, sắp xếp tài liệu thì sẽ khiến bao công sức trước đó đổ sông đổ bể. Do vậy, việc sắp xếp tài liệu để bảo quản trong tủ hồ sơ cũng rất quan trọng. Bạn cần lưu ý tới những vấn đề sau:

Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu rất quan trọng. Người dùng sẽ khó lòng tìm kiếm được tài liệu mà mình cần nếu chúng được để chồng đống, hỗn độn với nhau. Và không phân loại tài liệu cũng dễ khiến chúng bị lẫn lộn hoặc thất lạc.

Cụ thể, mỗi loại tài liệu hay giấy tờ đều có giá trị, mục đích sử dụng riêng. Để sắp xếp và quản lý tài liệu thật tốt, bạn cần chia nhỏ tài liệu theo một số tiêu chí nhất định. Đó là, chúng ta có thể phân loại tài liệu theo thời gian: 4 quý trong năm, mỗi quý để 1 ngăn tủ hồ sơ. Hoặc ta cũng có thể phân loại tài liệu theo tính chất như sau:

• Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng: Gồm các văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu về hội nghị, cuộc họp, chỉ định của ban lãnh đạo, hồ sơ mua bán trang thiết bị, các loại báo cáo, tổng kết hoạt động của công ty,…
• Hồ sơ, tài liệu về nhân sự: Gồm các tài liệu về việc thành lập công ty, hồ sơ tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm hay bầu cử lãnh đạo, thuyên chuyển nhân sự, quyết định kỷ luật - khen thưởng, tài liệu bảo hiểm xã hội, trợ cấp, phụ cấp, hồ sơ cá nhân của các nhân viên (hợp đồng lao động, bằng cấp, sơ yếu lý lịch,…)
• Hồ sơ, tài liệu về kỹ thuật: Gồm các tài liệu thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu máy móc, thiết bị hay công nghệ, đăng ký sở hữu bản quyền,…
• Hồ sơ, tài liệu về sản xuất kinh doanh: Gồm các tài liệu về các chương trình hay kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty, các hợp đồng kinh tế, thương mại, kế hoạch tài chính, các tài liệu liên quan tới sản xuất và kinh doanh,…
• Hồ sơ tài liệu tài chính, kế toán: Gồm các tài liệu dự toán, quyết toán kinh phí, kế hoạch tài chính, báo cáo, kiểm kê tài sản - tài chính hàng năm,…

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại tài liệu, hồ sơ thành các nhóm khác nhau, chúng ta cần sắp xếp chúng một cách khoa học. Một số gợi ý bạn cần biết khi sắp xếp tài liệu, giấy tờ gồm:

• Sắp xếp theo thời gian: Sắp xếp các loại hồ sơ, tài liệu đúng theo trình tự thời gian theo tháng, theo năm và được ghi chú rõ ràng, đầy đủ;
• Sắp xếp theo mẫu: Nên để riêng các loại tài liệu cùng mẫu với nhau như tiếp thị, báo cáo, thiệp mời, thống kê,… Bạn có thể sắp xếp tài liệu theo thứ tự trong bảng chữ cái để dễ tìm kiếm sau này;
• Sắp xếp theo tính chất: Nên đẻ các hồ sơ và tài liệu riêng biệt theo các mục đã giải quyết - chưa giải quyết hoặc theo mức độ an toàn như hồ sơ thường - hồ sơ bảo mật - hồ sơ tối mật.

Lập danh mục và lưu trữ hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê các bản tài liệu của doanh nghiệp. Lập danh mục giúp việc sắp xếp, tìm kiếm và quản lý hồ sơ, tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Trong danh mục hồ sơ, người dùng nên lưu các mục theo hướng dẫn: Tên hồ sơ, chủng loại, thời gian và vị trí lưu trữ,… rồi đưa vào máy tính để quản lý dễ hơn. Ngoài ra, việc cập nhật danh mục thường xuyên cũng rất cần thiết để loại bỏ những hồ sơ không dùng nữa, bổ sung hồ sơ mới cho phù hợp.

Để hồ sơ, tài liệu được gọn gàng, ngăn nắp thì người dùng nên sử dụng bút nhớ, đánh số ở góc của các loại tài liệu, ở bên ngoài thì dán nhãn tên và phân loại đầy đủ. Trong file máy tính quản lý cũng phải chú thích từng loại hồ sơ rõ ràng.

Vệ sinh và bảo quản tủ hồ sơ gỗ đẹp đúng cách

Ngoài việc lựa chọn được sản phẩm tốt, chúng ta còn cần chú ý trong quá trình sử dụng, bảo quản và vệ sinh tủ tài liệu bằng gỗ. Thực tế, do nhiều lý do khách quan, hầu hết tại các văn phòng, tủ tài liệu là món đồ nội thất ít được quan tâm nhất (bàn, ghế thường được lau chùi thường xuyên hơn). Chính việc không thường xuyên lau chùi, dọn dẹp vệ sinh tủ gỗ khiến nó bị bụi bẩn, mối mọt tấn công. Hậu quả là làm mất mát, thất lạc sổ sách, giấy tờ, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Về mặt phong thủy thì việc dọn dẹp, vệ sinh tủ hồ sơ giúp tăng năng lượng tích cực cho không gian văn phòng. Dọn dẹp và lau chùi thường xuyên sẽ làm tăng lượng khí sạch của môi trường xung quanh. Đó là lý do hàng tuần, bạn nên dành chút thời gian để lau chùi mặt ngoài và mặt trong các ngăn tủ hồ sơ. Khi lau chùi nên lau theo hình tròn để giảm tổn hại lên mặt gỗ, hạn chế tình trạng trầy xước và tăng độ bóng cho gỗ.

Bên cạnh đó, mỗi tháng, bạn nên bỏ các hồ sơ, giấy tờ trong tủ ra ngoài, phơi nắng, gĩ sạch sẽ bụi bẩn và sắp xếp lại cẩn thận. Việc này giúp giấy tờ không bị ẩm mốc, mối mọt. Đồng thời, với hồ sơ hay giấy tờ không còn dùng đến hoặc không quan trọng, bạn có thể bỏ bớt để làm thoáng tủ rồi tiếp nhận thêm các loại hồ sơ mới. Điều này trong phong thủy có ý nghĩa là vứt bỏ những thứ tù đọng, mang lại luồng sinh khí mới mẻ, tạo sự hanh thông và may mắn.

Để chống ẩm mốc cho tủ tài liệu bằng gỗ, bạn nên thường xuyên vệ sinh nó bằng khăn khô mềm. Nếu chẳng may làm đổ nước ra tủ, hãy lau chùi ngay bằng khăn khô. Và để hạn chế tủ gỗ bị trầy xước, bạn nên sử dụng những miếng đệm phía dưới các đồ vật đặt trong tủ. Trường hợp tủ đã bị xước, bạn nên dùng sản phẩm che vết xước, ví dụ như xi đánh giày có màu giống với gỗ.

Sau khi vệ sinh tủ gỗ, bạn nên dùng dầu bóng cho tủ để tăng cường sự bảo vệ cho sản phẩm. Với việc làm bóng bề mặt gỗ, bạn có thể dùng dầu bóng, sữa tươi, giấm ăn, nước trà đặc,…

Việc lựa chọn và bố trí tủ hồ sơ gỗ đẹp tưởng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Hãy tham khảo những gợi ý trên đây để chọn mua, sử dụng và bảo quản tốt hơn cho sản phẩm bằng gỗ này bạn nhé.

Nội thất Lương Sơn - nhà sản xuất và thi công nội thất chuyên nghiệp

Mua nội thất giá rẻ: noithatluongson.vn