Mách bạn cách quản lý tủ cơ quan hiệu quả

Tủ cơ quan chính là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý hồ sơ hiệu quả. Tuy nhiên việc lưu lại giấy tờ đòi hỏi người thực hiện không những phải có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng quản lý tốt mà còn phải có tính cẩn thận tỉ mỉ. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn quản lý tủ cơ quan hiệu quả.

Sắp xếp các loại hồ sơ một cách hợp lý

Cách sắp xếp hồ sơ hợp lý chính là bí quyết giúp bạn quản lý tủ tài liệu được hiệu quả. Tùy thuộc vào những loại hình kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp mà bạn sẽ áp dụng những cách phân loại hồ sơ khác nhau. Có những cách sắp xếp phân loại hồ sơ như sau.

Sắp xếp tài liệu theo thời gian dựa vào thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Bạn cần ghi chú thời điểm để khi tìm kiếm các loại tài liệu được dễ dàng hơn.

Sắp xếp tài liệu theo mẫu tự ví dụ như sắp xếp tài liệu theo mẫu tự A, B, C của hồ sơ. Tuy nhiên để có thể sắp xếp tài liệu theo mẫu tự bạn phải học thuộc bảng mẫu tự để viết vị trí của các từ.

Sắp xếp tài liệu theo tính chất dựa vào tính chất hồ sơ. Bên cạnh đó bạn cũng nên lập danh mục hồ sơ. Đây chính là một bản liệt k hệ thống hồ sơ của đơn vị, nhờ vào danh mục đó mà bạn có thể tiến hành sắp xếp quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

Nên chuẩn bị một chìa khóa tủ dự phòng

Để tránh trường hợp bị mất tài liệu có thể xảy ra gây cản trở cho công việc của bạn thì bạn nên chủ động sao chép ra một chiếc chìa khóa tủ khác. Bất cứ tiệm sửa khóa nào trên thị trường hiện nay đều cung cấp dịch vụ này. Tuy nhiên bạn nên chọn những tiệm sửa khóa nào uy tín và cam kết bảo mật. Nếu như bạn là người quản lý trực tiếp các loại chìa khóa thì bạn không nên cho bất cứ ai mượn chiếc chìa khóa của mình đề phòng trường hợp bị rò rỉ thông tin, mất mát những giấy tờ tài liệu quan trọng.

Lựa chọn mua tủ tài liệu đúng chức năng

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và diện tích văn phòng mà bạn có thể tiến hành chọn mua loại tủ phù hợp .

Bài viết dưới đây chúng tôi đã cung cấp giúp bạn một số thông tin giúp quản lý được tủ tài liệu cơ quan một cách khoa học hiệu quả.